Sicherheit, Datenschutz und Betrieb
Kommunale Daten bleiben dort, wo Sie es festlegen
Förderakten enthalten Beschlusslagen, Vergabedaten und Namen von Beschäftigten. Deshalb kann die Anwendung vollständig in Ihrer eigenen Umgebung laufen — und die Trennung zwischen Kommunen hängt an keiner einzelnen Stelle.
Betrieb bei Ihnen im Haus
Die Anwendung läuft vollständig auf einem Server Ihrer Kommune oder Ihres kommunalen Rechenzentrums.
- Ein Linux-Server genügt; die Einrichtung ist dokumentiert
- Updates laufen in einem einzigen Vorgang
- Volle Hoheit über Daten, Sicherungen und Zugriffe
Betrieb durch uns
Wenn Sie keine eigene Serverumgebung betreiben möchten, übernehmen wir den Betrieb auf Servern in Deutschland.
- Server in Deutschland, keine Dienste US-amerikanischer Anbieter
- Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
- Wechsel in den Eigenbetrieb jederzeit möglich — es ist dieselbe Anwendung
Absicherung
Trennung, die nicht an einer Stelle hängt
Jede Kommune sieht ausschließlich ihre eigenen Daten. Dafür sorgen zwei voneinander unabhängige Schutzschichten.
Zwei Schichten statt einer
Selbst wenn eine Absicherung ausfiele, bliebe die zweite bestehen — im Zweifel wird der Zugriff verweigert, nicht gewährt.
Anmeldung und zweiter Faktor
Für Prüfrollen ist die Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App verpflichtend; Fehlversuche werden begrenzt.
Sicherung und Rücksicherung
Sicherungen laufen zeitgesteuert und rotierend; der Weg zurück ist dokumentiert und lässt sich proben.
Nachvollziehbare Updates
Ein Update ist ein einziger Vorgang. Was sich fachlich ändert, steht in den Versionshinweisen.
Keine fremden Dienste
Die laufende Anwendung ruft keine externen Dienste auf — auch Schriftarten liegen lokal.
Betrieb ohne Fachzugriff
Wer die Anwendung betreibt, sieht keine Fachdaten. Support-Zugriffe sind protokolliert.
Datenschutz
Was Datenschutzbeauftragte zuerst wissen wollen
Diese Punkte klären wir vor jeder Einführung schriftlich — auf Wunsch direkt mit Ihrer oder Ihrem behördlichen Datenschutzbeauftragten.
- Welche personenbezogenen Daten fallen an?
- Beschäftigtendaten der Anwenderinnen und Anwender (Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle) sowie Angaben, die in Freitexten und Dokumenten der Maßnahmen entstehen. Bürgerdaten werden nicht verarbeitet.
- Wer ist verantwortlich, wer verarbeitet im Auftrag?
- Beim Betrieb im eigenen Haus bleibt alles bei Ihnen. Beim Betrieb durch uns sind Sie Verantwortliche, wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
- Gibt es eine Übermittlung in Drittländer?
- Nein. Es sind keine Dienste US-amerikanischer Anbieter eingebunden — weder für Schriftarten noch für Auswertung, Fehlerberichte oder Karten.
- Wie werden Zugriffe protokolliert?
- Fachliche Änderungen laufen in ein unveränderliches Protokoll mit Person, Zeitpunkt und Feldänderung. Das dient der Prüfungssicherheit und ist zugleich Grundlage für Auskunftsersuchen.
- Wie lange werden Daten aufbewahrt?
- Nach den Vorgaben zur Zweckbindung und zur kommunalen Aktenführung; die Fristen sind je Maßnahme sichtbar. Ein Löschkonzept stimmen wir bei der Einführung mit Ihnen ab.
Rückfragen Ihrer IT? Gern direkt.
Wir stellen Ihrer IT und Ihren Datenschutzbeauftragten die Unterlagen zu Betrieb, Berechtigungen und Auftragsverarbeitung zur Verfügung.